绞肉机角斗士赵信
廈門:0592-5337131 / 北京:010-58247089
oa博客
發布時間:2012-10-24 14:8:49 發表者:huanjue 來源:廈門宇博OA[關閉]
宇博軟件: 一、簡介辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義,凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務,都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中,大都把辦公自動化叫做電子政務,企事業單位就大都叫OA,即辦公自動化。通過實現辦公自動化,或者說實現數字化辦公,可以優化現有的管

一、簡介

      辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義,凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務,都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中,大都把辦公自動化叫做電子政務,企事業單位就大都叫OA,即辦公自動化。通過實現辦公自動化,或者說實現數字化辦公,可以優化現有的管理組織結構,調整管理體制,在提高效率的基礎上,增加協同辦公能力,強化決策的一致性,最后實現提高決策效能的目的。

      計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮,作為信息科學的載體和核心,計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中,是采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,以計算機為中心,采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術,廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,為科學管理和決策服務,從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為:利用先進的科學技術,使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中,由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

二、辦公自動化五大特性

  這五大特性包括:開放性、易用性、健壯性、嚴密性和實用性。其中開放性是未來辦公自動化系統發展的重點。

  這是因為與企業現有ERP、CRM、HR、財務等系統相融合集成,是OA辦公系統的大勢所趨。只有具備開放性的OA辦公系統,才能與其他信息化平臺進行整合集成,幫助用戶打破信息孤島、應用孤島和資源孤島。如今,大部分組織內部人員年齡跨度較大,眾口難調,只有易用性高的OA辦公系統才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統的嚴密性和健壯性是衡量軟件優劣的重要指標,也是反映OA軟件廠商實力差距的重要方面。此外,不實用的OA辦公系統,無論看起來功能多豐富,性價比多高,都可能造成與企業和行業發展的不配套,無法達到提升效率的目的。

  專業版平臺的特點概括為以下幾點。

  一個平臺:

  統一的基礎管理平臺,實現用戶數據統一管理、權限統一分配、身份統一認證。

  兩個門戶:

  統一規劃門戶網站群和協同辦公平臺,將外網信息維護、客戶服務、互動交流和日常工作緊密結合起來,有效提高工作效率。

  集團化管理:

  應用對象覆蓋多級機構,實現“大OA套小OA”的應用模式。

  四大應用:

  工作流程、知識管理、溝通交流和輔助辦公四大核心應用。

  開放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。

  制度“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面,而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求,所以,支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性,能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息,并完成必要的關聯性整合應用。

  從技術上看,采用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此,軟件就能預留大量接口,為整合其他系統提供充分的技術保障。同時,現實的整合經驗也必不可少,因為整合應用不光涉及到技術層面,還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

三、內涵和外延

       在新的時期,基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展,人們對辦公自動化的認識也越來越清楚,從網絡的性質來看,辦公自動化應定位于內部網(Intranet),從辦公性質來看,辦公自動化應定位于數字化辦公,從信息化建設的角度來看,辦公自動化應是信息化建設的基礎。

  辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解,才會使辦公自動化有用武之地,只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累,沉淀,辦公自動化才能發揮作用。

  辦公自動化的靈魂是軟件,硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放,通過授權確保信息的安全和分層使用,使得數字化辦公系統有可以啟用的前提,通過開放,使得信息共享成為現實。

  辦公自動化建設與現階段政府上網工程之間的關系,政府上網工程一直是近一兩年業界炒作和關注的熱點之一,政府上網工程是由于互連網的普及,政府部門把一些政務信息發布到Internet上,進而在網上建立與老百姓溝通的渠道,以實現政務公開和政府行為接受監督的目的。從實際效果來看,很多政府部門只是在網上存放一些靜態的政府信息,實質性的工作卻非常少。并且,在很多情況下,很多人將辦公自動化和政府上網混為一談。這種現象導致很多部門重上網工程輕辦公自動化工程。甚至把上網工程誤認為是辦公自動化工程。實際上,從網絡劃分的角度,政府上網工程是外網建設,辦公自動化工程是內網建設,辦公自動化工程是政府信息化的基礎,政府上網工程是政府信息化的對外表現形式,辦公自動化工程在政府信息化建設中所占的比重遠高于政府上網工程。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功,政府上網才會有源源不斷的信息發布,政府上網才有意義,否則政府上網工程就會變成無源之水。當然,政府上網工程的宣傳對中國信息化建設也起了一定的推動作用。

四、功能

      辦公自動化就是用信息技術把辦公過程電子化、數字化,就是要創造一個集成的辦公環境,使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。

  具體來說,主要實現下面七個方面的功能:  

         (一)建立內部的通信平臺。
 
      建立組織內部的郵件系統,使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

  (二)建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解單位的發展動態。

  (三)實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤,解決多崗位、多部門之間的協同工作問題,實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等,都是一些流程化的工作,通過實現工作流程的自動化,就可以規范各項工作,提高單位協同工作的效率。

  (四)實現文檔管理的自動化。可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔,在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此,文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外,在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了,需要什么東西不能及時找到,甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后,比如說,某個單位來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種技術文件等等,只要身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓環節。

  (五)輔助辦公。牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。

  (六)信息集成。每一個單位,都存在大量的業務系統,如購銷存、ERP等各種業務系統,企業的信息源往往都在這個業務系統里,辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成,使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息,提高整體的反應速度和決策能力。

  (七)實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講,地域分布越來越廣,移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

  目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類:

  ▲起步較慢,還停留在使用沒有聯網的計算機,使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

  ▲已經建立了自己的Intranet網絡,但沒有好的應用系統支持協同工作,仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態,企業的投資沒有產生應有的效益。

  ▲已經建立了自己的Intranet網絡,企業內部員工通過電子郵件交流信息,實現了有限的協同工作,但產生的效益不明顯。

  ▲已經建立了自己的Intranet網絡;使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好得支持信息共享和協同工作,與外界聯系的信息渠道暢通;通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務;Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統,實現科學的管理和決策,增強企業的競爭能力,使企業不斷發展壯大。

  辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況,主要是企業的經濟實力。按照上述分析,第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入,既要搭建企業Intranet網絡,又要開發辦公自動化系統,需要企業有較強的經濟實力才能完成;而對于第二、第三類企業,由于企業Intranet網絡已經存在,只是沒有或沒有好的辦公應用系統,所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統,產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多,而產生的經濟效益更高;對于第四類企業,由于其辦公自動化基礎好,只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

閱讀更多:企業OA的優點有哪些?  怎么讓OA發揮其最大的優勢


原載:宇博oa
本文地址:http://www.jkrns.club/blog/html/36.html
版權所有。轉載文章者,必須保留原載,本文地址,完整的鏈接和地址,不得以任何理由修改鏈接和地址。
分享到: 0

標簽: 什么是OA  
绞肉机角斗士赵信